E’ l’organo sovrano dell’associazione. La prima assemblea è quella nella quale i soci fondatori siglano appunto l’Atto costitutivo e varano insieme ad esso lo Statuto che ne disciplina il funzionamento.
In seguito l’Assemblea viene poi convocata ogni qual volta il Presidente lo reputi necessario o in presenza di altre fattispecie descritte nello Statuto, sempre rispettando le modalità e i tempi di convocazione dallo stesso previste. Almeno una volta l’anno deve comunque essere convocata per esaminare e approvare il bilancio associativo.
Al di là di ogni altra considerazione l’Assemblea è il momento più importante della vita associativa. La discussione va preparata con un adeguato ordine del giorno, condotta con capacità dal presidente dell’assemblea che svolge la delicata funzione di moderatore del dibattito, e infine verbalizzata dal segretario che ha l’importante compito di mettere per iscritto – per trasparenza verso gli assenti ma anche come traccia d’azione e memoria per il futuro – non solo le conclusioni e le sintesi raggiunte, ma anche il processo ed il confronto attraverso cui ci si è giunti.
Nel caso dell’assemblea associativa annuale è importante che siano chiari gli spazi da dedicare alle relazioni di chi durante l’anno precedente ha assunto responsabilità direttive. In particolare fondamentali sono quelle esposte dal Presidente dell’associazione (relazione di missione), dal Tesoriere (che presenta il bilancio consuntivo e illustra l’andamento economico-finanziario anche prospettico dell’attività) e dagli altri responsabili d’area (comunicazione, esperti/garanti delle aree scientifiche/artistiche/culturali, etc.). Infine va sempre previsto ampio spazio per la discussione tra gli associati in merito alle azioni da condurre nell’anno a venire.
I lavori dell’assemblea, dopo la nomina di Presidente e Segretario, partono sempre con l’appello dei presenti per verificare che il numero dei soci e le eventuali deleghe siano sufficienti a garantire il quorum costitutivo e la riunione abbia così piena validità. Successivamente si passa alla discussione sull’O.d.G. che nel caso di Assemblea ordinaria annuale deve necessariamente comprendere la relazione del Presidente e quella del Tesoriere con relativa approvazione del bilancio.
In seduta straordinaria invece l’assemblea delibera su modifica dello Statuto, scioglimento dell’ente, etc.
Il verbale una volta redatto e firmato da Presidente e Segretario andrà raccolto insieme a tutti gli altri nell’apposito registro dei verbali assemblea che è uno dei libri associativi obbligatori e per il quale non sono previsti obblighi di vidimazione o bollatura.
Il susseguirsi dei verbali raccolti nel registro rappresenta la memoria collettiva dell’associazione.