E’ l’organo collegiale incaricato di gestire l’ente associativo. Al suo interno siedono tutte le figure che a diverso titolo ricoprono incarichi di rappresentanza e responsabilità amministrativa. Se da un lato rappresenta organo “esecutivo” delle linee programmatiche stabilite dall’assemblea, dall’altro è chiamato ad esercitare essenziali funzioni di conduzione e indirizzo delle attività associative.
Generalmente è composto da un numero minimo di tre membri a copertura delle cariche di Presidente, Segretario/Vice Presidente, Tesoriere (che insieme formano il nucleo operativo amministrativo dell’associazione, un sorta di gabinetto di presidenza) ma può arrivare fino a cinque, sette o più membri, in ogni caso sempre preferibilmente in numero dispari per non creare situazioni di impasse quando ci sia necessità di prendere decisioni a maggioranza.
Viene eletto dall’assemblea dei soci e la sua durata è sempre per un periodo determinato (uno, tre o in alcuni casi più anni) dopo il quale l’organo deve essere rinnovato da altra decisione assembleare. E’ esclusa pertanto la possibilità di nomina e mandato fino a revoca, modalità che è invece consentita e abbastanza diffusa nelle società commerciali.
Le figure chiave che, insieme ai consiglieri semplici, siedono in Direttivo sono:
Il Presidente
Incarna il ruolo di leader ed è in estrema sintesi il responsabile ultimo dell’associazione. Ha essenziale ruolo di sintesi all’interno in quanto presiede coordina i lavori e modera le riunioni del consiglio direttivo, e funzioni di rappresentanza all’esterno del gruppo. in quanto la sua firma impegna l’associazione e la sua capacità di relazioni esterne è in grado di tessere e valorizzare rapporti, anche di rete, con altri soggetti associativi o istituzionali. La sua leadership ha carattere essenzialmente relazionale. Un buon presidente deve avere intelligenza empatica, capacità di cogliere umori e potenzialità inespresse nel gruppo, bloccare sul nascere contasti improduttivi e incomprensioni, riconoscere e valorizzare i talenti individuali nella trama del lavoro collettivo.
Il Responsabile artistico/scientifico
Un’associazione può occuparsi delle tematiche più disparate, focalizzando la propria attenzione su materie di carattere culturale, artistico, legale, scientifico etc. è allora spesso necessario che trovi posto in direttivo una figura “tecnica” in grado di assicurare le necessarie competenza e rigore artistico/scientifico alle attività che si conducono: Direttore/Garante/Coordinatore scientifico, Direttore/Coordinatore artistico, o comunque Responsabile della materia di specifico interesse.
Il Segretario e il Tesoriere
Se il Presidente incarna il ruolo di sintesi, e il Responsabile artistico/scientifico quello più tipicamente propositivo/propulsivo, il Segretario insieme e il Tesoriere rappresentano l’elemento d’ordine.
Il Segretario in particolare viene spesso scelto per ricoprire la carica di Vicepresidente proprio perché in conseguenza delle importanti funzioni svolte è spesso il primo consigliere del Presidente. Tiene infatti sempre aggiornata l’anagrafica dei soci, sintetizzata nel libro soci, e soprattutto ha l’importantissimo compito di verbalizzare le riunioni di consiglio direttivo e di aggiornare e conservare i registri dei verbali.
Il Tesoriere gestendo le risorse economiche incarna l’altro essenziale ruolo d’ordine dell’associazione (ricordiamo infatti sempre che negli enti non profit la componente economica, pur importante e sempre presente, rappresenta un vincolo e mai un fine dell’azione). E’ l’unico che insieme al Presidente può movimentare il patrimonio associativo e generalmente che può disporre dei fondi presenti sul conto bancario associativo. E’ incaricato di tenere le registrazioni contabili e redigere il bilancio, o rendiconto economico-finanziario come lo si voglia chiamare. Per questo motivo ha rapporto diretto e continuativo con il consulente fiscale e amministrativo dell’associazione.
Non è raro che i due ruoli d’ordine di Tesoriere e Segretario vengano tenuti dalla stessa persona (Segretario ad interim Tesoriere).
Il Responsabile della comunicazione (Comunicatore)
L’importanza della comunicazione è cresciuta con l’avvento di internet e soprattutto con la diffusione dei social network. Se prima era sufficiente avere un ufficio stampa ben organizzato che interagisse con i media, ora è l’associazione stessa ad essere protagonista non solo della promozione delle proprie attività, ma anche del racconto di sé attraverso lo sviluppo di una vera e propria linea comunicativa verso l’esterno. Il Responsabile della comunicazione (anche Comunicatore) cura dunque il profilo facebook, twitter o instagram, il sito web associativo, la newsletter. Nelle grandi organizzazioni con tanti iscritti si occupa anche delle comunicazioni interne ai soci.
Altre figure di responsabilità
Soprattutto nelle strutture di maggiori dimensioni può evidenziarsi la necessità di prevedere incarichi mirati a:
– settore e dunque responsabile della progettazione e dei rapporti con specifici soggetti eroganti finanziamenti a seguito di bando
– settore e dunque responsabile della raccolta fondi presso il pubblico che possa essa essere organizzata in forma di crowdfunding oppure di iniziative di raccolta fondi sul territorio.
– attività che necessitano di organizzazione logistica (concerti, iniziative con richiesta di permessi, OSP, movimentazione attrezzatura o stand) prevedono un responsabile della logistica.
Il Verbale delle riunioni di Direttivo
Come ogni organo, soprattutto se collegiale, ha necessità di rendicontare il proprio operato e verbalizzare il contenuto e l’esito delle proprie riunioni. Per trasparenza associativa, per gli assenti, per avere traccia e memoria della programmazione. Il verbale non è un semplice riassunto ma testo complesso e prezioso. Esso dà conto non solo delle sintesi raggiunte ma se significativo anche del modo in cui sono maturate. Rappresenta l’intento dell’azione nel breve termine laddove il verbale dell’assemblea prospetta quello nel medio e lo statuto nel lungo periodo. Esprimendo le azioni e le linee progettuali via via adottate dal Direttivo rappresenta un importante strumento di trasparenza e per questo va pubblicato a conoscenza di tutti i soci. Considerato nella sua continuità rappresenta una sorta di “diario di bordo” dell’associazione.