L’importanza del momento fondativo di un’associazione viene spesso sottovalutata. Costituire un’associazione significa far nascere un nuovo soggetto sociale. Può succedere, certo, che l’idea provenga inizialmente dall’immaginazione di una sola persona, però decidere di organizzarsi in associazione significa scegliere di darle un respiro collettivo, di lavorare insieme agli altri (collaborare) per farla ulteriormente crescere e darle continuità nel tempo.
La sottoscrizione dell’atto costitutivo, che di fatto è la prima riunione ufficiale dei soci fondatori che decidono di dar vita all’associazione adottando uno statuto che ne indichi finalità istituzionali e modalità organizzative, spesso coincide con l’inizio delle attività. Talvolta però sopraggiunge in un momento successivo, quando esse sono già cominciate in via informale ma si decide finalmente di dargli una più efficace organizzazione, farle conoscere all’esterno, e garantire democrazia e trasparenza interna.
La prima decisione da prendere è se costituirsi in forma di associazione riconosciuta o non riconosciuta. La differenze consistono nelle forme e modalità di costituzione, nel riconoscimento o meno della personalità giuridica e nel livello di responsabilità degli amministratori.
Alle associazioni riconosciute, necessariamente da costituire con atto pubblico, viene concesso il riconoscimento della personalità giuridica, caratteristica che consente loro di avere un’autonomia patrimoniale perfetta, ovvero di determinare la separazione del patrimonio dell’ente da quello dei soci che agiscono in nome e per conto dell’ente. In questo caso le responsabilità di tipo economico derivanti dalle attività svolte ricadono solo sull’associazione e non sui patrimoni delle singole persone che la compongono, o degli amministratori.
Nelle associazioni non riconosciute invece l’unico elemento costitutivo è quello personale, rappresentato dalla compagine dei soci. L’organismo dunque non ha autonomia patrimoniale col risultato che di eventuali obbligazioni contratte e non coperte dai fondi associativi risponde anche personalmente e solidalmente chi ha agito per conto dell’associazione, ossia gli amministratori e principalmente il presidente.
Una volta scelta la forma associativa adatta siamo pronti a gettarne le fondamenta, a redigere lo statuto. Esso è la norma fondamentale e primaria dell’associazione, una sorta di Costituzione che, appunto, analogamente alla Costituzione italiana comprende:
a) i principi fondamentali (scopi e finalità)
b) lo status dei soci (diritti e doveri, condizioni di ammissione, etc.)
c) le norme che regolano l’ordinamento interno e l’amministrazione (funzionamento degli organi associativi, criteri di rendicontazione e bilancio, etc.).
Principi fondamentali
Essi possono essere così articolati:
- Principi ideali cui ci si vuole ispirare (es. democraticità, dignità delle persona, carta costituzionale italiana, etc).
- Finalità associative che devono essere lecite e di carattere non immediatamente economico.
- Attività che si intende svolgere. Nello specifico caso degli Enti che vogliono richiedere l’iscrizione nel Registro del Terzo Settore esse devono essere ricomprese tra 26 specifiche tipologie.
- Azioni specifiche nelle quali si articola l’attività.
- Altre attività, diverse, commerciali o comunque sussidiarie e strumentali alle attività principali. Possono essere di qualsiasi tipo a condizione che l’eventuale margine economico venga utilizzato, in una prospettiva di autofinanziamento, per il perseguimento del fini istituzionali.
Status dei soci
L’associazione è una piccola repubblica nella quale si acquistano “diritti e doveri di cittadinanza” nel momento in cui si diventa soci, all’inizio come soci fondatori o in momenti successivi attraverso le modalità disciplinate dallo statuto. Gli articoli dello statuto riguardanti i soci stabiliscono:
- Ev. requisiti posti per entrare nell’associazione, modalità di presentazione della domanda e procedure di ammissione
- Diritti degli soci (tra cui quello di voto, di informazione, di partecipazione, etc.)
- Doveri dei soci (tra cui quello di versamento della quota, di osservanza dello statuto, etc.)
- Cause che determinano la perdita dello status di socio (dimissione, decadenza, esclusione, etc.).
Norme che regolano l’ordinamento interno e l’amministrazione
Descrivono le modalità in cui si articolano e suddividono i poteri e le responsabilità interne (governance) e i criteri e le procedure generali della gestione.
- Organi associativi: assemblea, consiglio direttivo, presidente, ev. organi di controllo, etc.
- Assemblea, organo volitivo dell’associazione e sede della discussione programmatica: composizione, modalità di convocazione, validità (quorum costitutivi e deliberativi in I e II convocazione), norme di funzionamento e verbalizzazione, diritto di voto ed esercizio di delega, materie per le quali è chiamato ad esprimersi e deliberare in sessione ordinaria (es. elezione del direttivo, approvazione del bilancio) straordinaria (es. modifica dello statuto, scioglimento, etc).
- Consiglio direttivo, organo esecutivo e amministrativo dell’associazione: numero e composizione dei membri, ruoli interni (es. tesoriere, segretario, etc.), durata, modalità di convocazione, norme di funzionamento, compiti e attribuzioni
- Presidente, legale rappresentante dell’associazione e coordinatore del direttivo: poteri di firma, durata della carica, prerogative;
- Principi generali di amministrazione (libri sociali, risorse economiche, esercizio finanziario, bilancio).
- Eventuali organi di giustizia e garanzia (es. collegio dei probiviri) chiamati ad intervenire per dirimere controversie interne o comminare provvedimenti disciplinari; eventuale inserimento di clausole compromissorie per la risoluzione delle controversie per via non giudiziale.
- Eventuali organi di controllo (organo di controllo previsto dal CTS, revisori, sindaci).
Regolamenti
Lo Statuto oppure l’Assemblea degli associati possono demandare la definizione di determinate tematiche operative/organizzative, quali ad esempio mansionari, organigrammi o altri aspetti pratici dell’attività o dei lavori dell’assemblea, ad appositi regolamenti. Il regolamento, laddove esistente, è una fonte normativa di secondo grado che può essere attivata e modificata direttamente dall’assemblea senza dover passare per una modifica dello statuto.
Aprire un’associazione non riconosciuta in quattro passaggi
- Redazione e sottoscrizione in triplice copia dell’atto costitutivo. L’atto costitutivo e’ il “verbale della prima assemblea” dell’associazione che vede la presenza di tutti i soci fondatori. Esso istituisce lo statuto, la legge fondativa dell’associazione. In via teorica non è prevista la forma scritta ad substantiam, ma nei fatti per permettere all’associazione di funzionare deve essere redatto in forma di scrittura privata, scrittura privata registrata o atto pubblico.
- Nel caso in cui si scelga la scrittura privata registrata, il presidente consegna una copia degli atti (atto costitutivo e statuto) firmati dai fondatori presso ufficio dell’Agenzia delle Entrate, e riceve il codice fiscale dell’associazione previa compilazione e sottoscrizione di apposito modulo. (Se si prevede di fornire in maniera continuativa e organizzata servizi non solo ai soci e per l’attività istituzionale ma anche all’esterno per attività commerciali allora si chiede contestualmente anche l’apertura della partita Iva).
- Pagamento dell’imposta di registro in somma fissa di € 200,00 e acquisto di una marca da bollo da 16 € ogni quattro pagine di ognuna delle due copie degli atti da portare a registrare. Consegna presso l’ufficio dell’Agenzia delle Entrate delle due copie che vengono vidimate e registrate, e delle quali una viene trattenuta dall’ufficio e l’altra riconsegnata al presidente.
- Predisposizione e invio telematico all’Agenzia delle Entrate del modello EAS entro 60 giorni dalla costituzione.